Das Tückische daran: Es gibt keine Fehlermeldung. Das Formular meldet den Versand, weil es seine Arbeit getan hat — die Nachricht hat den Server verlassen. Was danach passiert, bekommt es nicht mehr mit. Und was danach passiert, entscheiden drei Einträge im Namenssystem, von denen die meisten Website-Betreiber noch nie gehört haben.
Das Grundproblem: E-Mail ist nicht fälschungssicher
Der Absender einer E-Mail ist frei wählbar. Jeder kann eine Nachricht verschicken, in der „von: ihre-firma.de“ steht. Weil das so ist, haben die großen Anbieter Verfahren eingeführt, mit denen sich prüfen lässt, ob eine Mail wirklich von dort kommt, wo sie zu kommen vorgibt. Wer diese Verfahren nicht eingerichtet hat, sieht aus wie ein Fälscher.
SPF ist eine Liste: Diese Server dürfen in meinem Namen senden. Steht Ihr Website-Server nicht darauf — was oft der Fall ist, weil das Formular über den Webspace verschickt und nicht über Ihr Postfach —, wird die Mail als verdächtig eingestuft.
DKIM ist eine Unterschrift. Der sendende Server signiert die Nachricht, der Empfänger prüft die Signatur gegen einen öffentlichen Schlüssel in Ihrem Namenssystem. Stimmt sie, ist die Mail unterwegs nicht verändert worden und kommt wirklich von Ihnen.
DMARC ist die Anweisung, was passieren soll, wenn die ersten beiden nicht passen: nichts tun, in den Spam, oder ganz abweisen. Und — das ist der unterschätzte Teil — DMARC sorgt dafür, dass Sie Berichte darüber bekommen. Ohne DMARC erfahren Sie nie, dass Ihre Post aussortiert wird.
Warum es ausgerechnet jetzt auffällt
Google und Microsoft haben ihre Anforderungen seit 2024 spürbar verschärft. Was jahrelang durchging, wird heute stillschweigend aussortiert. Deshalb hört man den Satz „das hat doch immer funktioniert“ so oft — und er stimmt sogar. Verändert hat sich nicht Ihre Website, sondern die Gegenseite.
Der zweite, viel dümmere Fehler
Viele Kontaktformulare tragen die Adresse des Absenders als Absender der Benachrichtigung ein. Klingt praktisch, weil man direkt auf die Antwort klicken kann. Technisch verschickt Ihr Server damit eine Mail, die behauptet, von @gmx.de oder @gmail.com zu kommen. Das ist exakt das Muster, gegen das SPF und DMARC entwickelt wurden. Die Mail wird abgewiesen, und zwar zu Recht.
Richtig ist: Als Absender die eigene Domain verwenden, die Adresse des Interessenten in das Feld „Antwort an“ eintragen. Dann funktioniert das Antworten per Klick weiterhin, und die Mail kommt an.
Drei Sekunden Klarheit: Die E-Mail-Zustellbarkeitsprüfung fragt MX, SPF, DKIM und DMARC Ihrer Domain ab und sagt im Klartext, was fehlt. Es ist eine reine Abfrage öffentlicher Einträge — es wird nichts gesendet und nichts verändert.
Was Sie unabhängig davon tun sollten
Verlassen Sie sich nicht allein auf die Mail. Ein Kontaktformular, das die Anfrage zusätzlich in einer Datei oder Datenbank auf dem Server ablegt, verliert nichts — selbst wenn der Versand scheitert. Das ist eine halbe Stunde Arbeit und die billigste Versicherung, die es in diesem Gewerbe gibt.
Und testen Sie das eigene Formular viermal im Jahr, mit einer Adresse bei einem großen Anbieter. Nicht mit der eigenen Firmenadresse — die liegt oft auf demselben Server und beweist gar nichts.